GESTIÓN DE TRABAJO EN EL TAXI: MÉTRICAS Y HERRAMIENTAS

Una de las cuestiones importantes en mundo del taxi es el control del negocio. Un taxista debe saber cuándo debe trabajar y cuando no, donde salen los servicios y donde no, donde están los tiempos muertos, si interesa más circular o permanecer en parada, ... y por supuesto, la gestión económica: ingresos (y de donde vienen), gastos, impuestos, nóminas, etc.
Esto se vuelve especialmente importante si el trabajo de la licencia se comparte con algún otro conductor en régimen laboral o de autónomos, o si se es propietario de varias licencias, ya que el 80% de los abonos en taxi se hacen en efectivo, y llevar el control del trabajo a veces es complicado.
La mayoría de los taxímetros actuales tienen capacidades de gestión de turnos y trabajo, totalizaciones, etc, y son capaces de emitir un ticket (que a veces es enorme) con el detalle del trabajo. Esto representa una buena aproximación para cubrir la necesidad, pero poder disponer de esta información en formato físico tal vez no sea la mejor opción para una gestión eficiente y conservadora.

¿Cuáles son las métricas de gestión más importantes?

Hay una serie de datos que son especialmente importantes en la gestión del trabajo:

• Carreras realizadas:
• Cuántas son de calle y cuántas de emisora (si la hay).
• Posición y momento de comienzo y final.
• Qué importes se ha cobrado, si puede ser desglosados suplementos.
• Qué distancias y tiempos han llevado.
• Cuál ha sido el medio de pago de cada una.
• Tiempo total de la jornada en ocupado.
• Recorridos.
• Actividad en libre:
• Distancia recorrida en libre
• Tiempo transcurrido en libre
• Desconexiones/reconexiones: pausas para comer, decanso, etc.
• Recorridos.
• Entre carreras:
• Tiempo de una carrera a otra.
• Distancia de una carrera a otra.
• Recorrido de una carrera a otra.
• Velocidad máxima de una carrera a otra.

Con toda esta información, se puede saber:

• Cuáles son las mejores horas para trabajar en cada zona de la ciudad.
• Cuál es el coste operativo de ir libre.
• Cuál es el coste operativo de ir ocupado.
• Cuál es la recaudación por medio de pago (efectivo, tarjeta, vales, etc).
• Cuáles son los mejores momentos para descansar.
• Si se ha salido a autopista o no.
• Si la zona de trabajo en la jornada es la apropiada.
• Si interesa más no circular en libre en determinados momentos del día, según el día.
• Porcentaje de trabajo de calle frente a emisora.
• Tasa de retorno de trabajar con emisora: tantos euros recuperados por euro pagado.
• Estadística por medio de pago.

¿Cuáles son los puntos clave para la gestión del servicio?

Tanto si se dispone de una sola licencia trabajada por uno mismo como si se trata de varias, hay una serie de puntos esenciales para la gestión del taxi: hay que considerarlo un negocio, no un trabajo, y tratarlo como tal:

• Trabajar con las mejores herramientas de gestión del mercado:
• Sistema de gestión de flotas y servicios de nueva generación.
• Radioemisora eficiente.
• Sistema de tratamiento de datos apropiado.
• Dominar las técnicas de análisis de información básicas: redes sociales, hojas de cálculo, internet, aplicaciones móviles, visores de cartografía.
• Llevar la gestión informatizada: hay que huir del papel, y de la copia de datos "a mano". Todo informatizado, y a poder ser con soluciones cloud que puedan garantizar la no pérdida de información.
• Hacer un trabajo de gestión diario: no permitir la acumulación de tareas "para mañana".
• Mantener el contacto al menos diariamente con todos los conductores o colaboradores.
• Planificar con antelación cada día de trabajo: al acabar la jornada debemos planidficar:
• Cuándo comenzar la jornada siguiente.
• Dónde dirigirse o por donde transitar por franjas horarias
• Cuándo estar en paradas y cuándo no.
• Cuándo estar conectado con la central (si se trabaja con central) y cuándo no en el día.
• Cuáles son los mejores momentos para descansar, comer, etc.
• Cuándo acabar la jornada.
• Qué eventos puede haber en la ciudad que me permitan aumentar la facturación diaria.
• Cuál es el mejor momento para realizar los mantenimientos necesarios del vehículo, o gestiones administrativas.
• Etc.
• Llevar siempre al día y en la cabeza los parámetros básicos del negocio:
• Facturación media, máxima y mínima diaria.
• Facturación acumulada en lo que va de mes.
• Gastos hechos y previstos en el mes asociados a la actividad.
• Neto aproximado acumulado en el mes.
• Objetivo de facturación diario.

¡¡Esto es tu negocio, y en tus manos está que funcione!! 

Aquí dejo algunos links de interés:

http://www.efiget.com/teletaxi/SiteTT/

http://www.spartan-sys.com

http://drive.google.com/

http://www.gmail.com

http://www.gpsvisualizer.com/

PROTOCOLOS DE SELECCIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE TAXI

Lo que se conoce como PROTOCOLO DE SELECCIÓN en los sistemas automáticos de gestión de servicios de taxis viene a ser, por así decirlo, el método que utiliza el sistema para decidir entregar un servicio a un taxi en concreto y no a otros. Existen varios tipos de protocolos de selección, cada uno con sus ventajas e inconvenientes:
- Selección por cercanía al servicio: el sistema busca al taxi libre más cercano que cumpla con las características del servicio.
- Selección por cercanía con prioridad en parada: similar al anterior, pero primero se busca en las paradas más cercanas.
- Selección por posición en zona: se divide la ciudad en zonas, y a medida que los taxis entran y permanecen en la zona, se va formando una cola de prioridad, donde la posición de cada taxi en la zona se va actualizando a medida que salen los servicios asignados.
- Selección por posición en zona con prioridad en parada: similar al anterior, pero siempre se dan los servicios a la parada antes que a los taxis que circulan fuera de ella.
- Selección por lista: se establece una lista con un orden concreto por día y hora, independientemente de la geolocalización, y se dan los servicios por orden. Son muy útiles en pequeñas ciudades o ciudades con una única parada. Hay varios tipos:

• Lista con recuperación de posición: si a un taxi le toca un servicio y no está disponible, se le da el primero que salga en cuanto vuelva a estar disponible, de modo que no pierde turno.
• Lista sin recuperación de posición: si un taxi no está disponible, pierde el turno hasta la próxima vuelta.
• Lista asociada a abonado: se puede establecer una lista para un cliente concreto, tanto con recuperación como sin recuperación.
• Listas solidarias por abonado: se garantiza que por cada abonado se le da el mismo número de servicios a todos los taxis por orden.
• Listas con prioridad: el servicio se le da siempre al primero de la lista que esté libre, y el resto de los taxis de la lista son de refuerzo.

- Selección por Subasta/Bolsa: se envía una propuesta de servicio con ciertos datos de la recogida a un número alto de taxis (30 ó 40 más cercanos), se espera un tiempo a recibir propuestas de los taxis, y de las propuestas recibidas, se le envía al más cercano.

- Selección por coronas: se divide la ciudad en coronas, y se asigna el taxi más cercano al servicio de los taxis que están en la corona del servicio, sin contemplar el resto.

Además, todos estos métodos se deben poder combinar según necesidades de la flota. Por ejemplo, se puede establecer un protocolo por cercanía en servicios inmediatos, por zona en servicios programados, con subasta como respaldo si no se encuentra coche, y por lista de guardias por la noche y fines de semana.

En el protocolo de selección, no sólo es importante el método, sino los parámetros asociados al mismo. Por ejemplo, hay que establecer la distancia máxima por franjas horarias por encima de la cual no se admite a selección a un taxi. O por ejemplo, si el protocolo es por zona, hay que establecer qué hacer si no hay taxis libres en zona (si se usa por cercanía+posición en zona, o sólo por cercanía, o se enumeran las zonas prioritarias aledañas, etc), o si hay recuperación de posición por servicios de interior o calle, etc.

¿Cuál es el método óptimo? La respuesta a esta pregunta no es única. Depende de factores como el tamaño de la flota, de si se quiere primar al cliente frente al taxista o viceversa, si se trabaja con operadora o solo con sistemas automáticos (apps), del nivel de confianza entre los socios de la radio emisora, de si es una empresa o una asociación, de si se está trabajando con flotas colaboradoras de respaldo,...Por lo general, los sistemas basados en distancia al servicio priman al cliente (pues llegarán antes al punto de recogida los taxis más cercanos). Los sistemas basados en zonas son más solidarios con los taxistas, pero menos óptimos de cara al cliente (y más fáciles de "falsear" si hay pícaros en la flota). Si se trabaja con sistemas automáticos (apps, botoneras, web), las soluciones de bolsa/subasta dan mayores garantías de servicio al cliente. Y los sistemas por lista son los mejores en flotas pequeñas, ciudades con una parada única y centralizada o bien como protocolos de refuerzo secundarios para guardias o fechas especiales.

En definitiva, lo importante es que el sistema de gestión de servicios pueda soportar diferentes métodos, ya que las necesidades de la flota pueden evolucionar con el tiempo, y el sistema debe poder satisfacer estas necesidades siempre. Ahí radica la diferencia entre unos sistemas llamados "tradicionales" y los sistemas de gestión de nueva generación, más potentes y rápidos.

¿Cuál es el vuestro?